Was aktklar heute kann.
Sie starten mit einem Verfahren und nehmen weitere dazu, wenn es passt. Anmeldung, Rollen, Protokoll und Sicherung sind immer dabei.
Module
Eingang
Unterlagen kommen aus mehreren Kanälen, landen mit Herkunft in einer Liste und werden je Verfahren gegen die Nachweisliste gelegt.
- Eingang aus allen KanälenVerfügbar
- Unterlagenliste je VerfahrenVerfügbar
- Nachreichung mit FristVerfügbar
- Übergabe an Ihre FachanwendungVerfügbar
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- Eingang aus allen Kanälen: Scan, Upload, Scanner-Ordner und E-Mail im Format .eml landen mit Herkunft im Posteingang.
- Unterlagenliste je Verfahren: Die Sachbearbeitung sieht je Verfahren, welche Nachweise nach dem Regelwerk noch fehlen.
- Nachreichung mit Frist: Eingangsdatum und fehlende Unterlagen bleiben nachweisbar, die Nachreichfrist läuft als Wiedervorlage mit.
- Übergabe an Ihre Fachanwendung: Der geprüfte Fall geht als JSON- und CSV-Datei mit Prüfsumme an Ihre Fachanwendung, die Empfangsbestätigung wird festgehalten. Ein Dateiformat. Die Anbindung an Ihre Fachanwendung richten wir im Pilot ein.
Familie
Kinderbetreuung als Erhalterin: Einkommensnachweise der Eltern prüfen, den Rechenweg festhalten, das Folgejahr vorbereiten.
- Sozialstaffel-AktVerfügbar, Regeln noch zu bestätigen
- Fall fürs FolgejahrVerfügbar, Regeln noch zu bestätigen
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- Sozialstaffel-Akt: Einkommensbelege und Rechenweg stehen im Akt, dazu ein Vorschlag für die Stufe nach den Landestabellen 2026/27. Die Gemeinde legt die Stufe fest.
- Fall fürs Folgejahr: Das Folgejahr entsteht als verknüpfter Vorgang. Stammdaten werden übernommen, Einkommensnachweise neu angefordert.
- Was „Verfügbar, Regeln noch zu bestätigen“ heißt: Die Regeln beruhen auf den veröffentlichten Unterlagen des Landes. Ihre Gemeinde bestätigt die Regeln im Pilot.
In Vorbereitung mit der Pilotgemeinde (2)
- Antrag auf Landesbeihilfe: Einbringen und Weiterleiten bleiben nachvollziehbar.
- Freie und belegte Plätze: Summierte belegte und freie Plätze für die Planung.
Wohnen und Förderung
Wohnungsansuchen, Förderungen und Bauansuchen auf vollständige Unterlagen prüfen, bevor das eigentliche Verfahren beginnt.
In Vorbereitung mit der Pilotgemeinde (4)
- Unterlagen für Gemeindewohnungen: Die Vollständigkeit eines Ansuchens um eine Gemeindewohnung wird vor der Vergabe vorbereitet.
- Förderrichtlinien mit Unterlagenliste: Versionierte Nachweislisten für örtliche Förderungen.
- Heizkostenzuschuss weiterleiten: Antragsunterlagen werden nur dort weitergereicht, wo Ihre Gemeinde zuständig ist.
- Bauansuchen vorprüfen: Die Unterlagen nach § 22 Stmk. Baugesetz werden als freigegebene Checkliste an Ihr Bauverfahren übergeben.
In Vorbereitung, Pilot gesucht
Gebaut ist das Modul Wohnunterstützung Steiermark nach den Regeln des Landes. Die Gemeinde-Verfahren dieses Moduls richten wir mit der ersten Pilotgemeinde ein.
Wohnunterstützung ansehenKoordination
Alle Fristen stehen in einer Liste, mit Zuständigkeit und Vertretung, auch wenn jemand im Urlaub ist.
- Zentrale WiedervorlagenVerfügbar
- Vertretung und EskalationVerfügbar
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- Zentrale Wiedervorlagen: Die Fristen aller aktklar-Vorgänge erscheinen in einer Liste: meine, die des Teams, die der Amtsleitung.
- Vertretung und Eskalation: Bei Abwesenheit übernimmt die Vertretung. Überfällige oder unzugewiesene Fristen erscheinen bei der Amtsleitung.
In Vorbereitung mit der Pilotgemeinde (2)
- Unterlagen für die Gemeinderatssitzung: Freigegebene Unterlagen werden für Ihr Ratssystem gebündelt.
- Aufgaben aus Beschlüssen: Beschlüsse erhalten eine zuständige Stelle und eine Wiedervorlage.
Dialog
Anliegen und Rückmeldungen mit Bürgerinnen und Bürgern, Vereinen und Veranstaltern nachvollziehbar führen.
In Vorbereitung mit der Pilotgemeinde (4)
- Anliegen erfassen: Anliegen werden erfasst und von Menschen zugewiesen.
- Status- und Antwortvorlagen: Bearbeitung und Rückmeldung bleiben einheitlich protokolliert.
- Unterlagen von Vereinen und Veranstaltern: Fehlende Unterlagen sind vor der Weiterleitung sichtbar.
- Schwärzen vor Veröffentlichung: Freigabeverantwortliche dokumentieren die Prüfung vor einer Veröffentlichung.
In Vorbereitung, Pilot gesucht
Dieses Modul bauen wir mit der ersten Pilotgemeinde. Bis dahin zeigen wir keine Ansicht.
Kennzahlen
Advanced Data Assessment Technology heißt die Analyse in aktklar: Kennzahlen zu Bearbeitungsdauer, Fristen und Rückstand, dazu Fragen an die Daten in Alltagssprache. Sie bewerten Verfahren, keine Menschen.
- Bearbeitungsdauer und FristenVerfügbar
- Zwölf feste KennzahlenVerfügbar
- Frage an die DatenVerfügbar
- So laufen die FälleVerfügbar
- Prognose und SimulationVerfügbar
- Häufige AnliegenVerfügbar
- Mehrstufige Fragen und BerichteVorschau, ab Werk aus
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- Bearbeitungsdauer und Fristen: Aggregierte Zeiten, Quoten und Rückstände machen Engpässe sichtbar. Gruppen unter zehn Vorgängen werden nicht angezeigt.
- Zwölf feste Kennzahlen: Zwölf geprüfte Kennzahlen: Eingänge, Bearbeitungsdauer, eingehaltene Fristen, Nachforderungen, Rückstand, Auslastung je Team, Datenqualität. Jede mit Definition, Formel und Datenstand.
- Frage an die Daten: Sie fragen in Alltagssprache. Ein lokales Sprachmodell wählt aus dem Katalog nur die Kennzahl aus, die Zahlen kommen aus den festen Berechnungen.
- So laufen die Fälle: Übersicht der Schritte, Ursachen von Wartezeiten und Veränderungen im Zeitverlauf, als Aussagen über Gruppen ab zehn Vorgängen.
- Prognose und Simulation: Eingangsprognose mit Band und Güte, Rückstand und eingehaltene Fristen bei mehr oder weniger Personal, Wirkung einer geänderten Richtlinie. Alles als Modellrechnung auf vergangenen Daten gekennzeichnet.
- Häufige Anliegen: Häufige Themen in Rückmeldungen und Nachforderungen, maskiert und nur als Themen ab zehn Texten. Daraus entsteht auf Klick ein Entwurf für einen besseren Textbaustein.
- Mehrstufige Fragen und Berichte: Eine Vorschau-Funktion beantwortet zusammengesetzte Fragen und schreibt einen Berichtsentwurf. Er hat einen eigenen Schalter in der Administration, ist ausgeschaltet und bei den Kennzahlen als „Vorschau“ gekennzeichnet. Ohne ihn bleibt die Frage an die Daten.
- Mehrstufige Fragen: Vorschau, ab Werk ausgeschaltet, mit eigenem Schalter in der Administration. Ohne sie bleibt die einfache Frage an die Daten.
In Vorbereitung mit der Pilotgemeinde (3)
- Platzbedarf durchrechnen: Summierte Nachfrage und Kapazität als Szenario, ohne individuelle Platzvergabe.
- Budget aus der Buchhaltung: Freigegebene Summen aus Ihrem Finanzsystem zeigen Soll und Ist.
- Energie- und Wasserverbrauch: Aggregierte Zählerstände für das Berichtswesen.
Ein Fall in unter zwei Minuten.
Aufgenommen in der echten App, mit erfundenen Daten. Ohne Ton, mit Untertiteln.
Die KI bereitet vor. Entscheiden tun Sie.
- AssistentBeantwortet Fragen zum Fall aus den Falldaten. Bevor er etwas ändert, zeigt er, was er vorhat.Verfügbar, ab Werk aus, die Gemeinde schaltet ein
- Zuordnung im PosteingangSchlägt vor, welches Dokument zu wem gehört, und zeigt die Stelle im Original.Verfügbar, ab Werk aus, die Gemeinde schaltet ein
- AnbindungenScanner-Ordner, E-Mail, Fristen im Outlook-Kalender und eine Datei für Ihre Fachanwendung.Verfügbar
Was im Akt nachvollziehbar sein muss.
Entscheidung und Auszahlung bleiben in Ihrer Fachanwendung. aktklar liefert den geprüften Fall dazu.
Eingelangt ist nicht erfasst
Zu jeder Unterlage erfassen Sie das Eingangsdatum und den Eingangsweg: Post, Fax, persönliche Abgabe oder online. Sobald kein Nachweis mehr offen ist, zeigt die Übersicht das Datum der Vollständigkeit, den daraus folgenden Förderbeginn und das Ende der Entscheidungsfrist, die als Wiedervorlage geführt wird. Ändern Sie ein Eingangsdatum, rechnet aktklar Förderbeginn und Frist neu und vermerkt die Änderung im Verlauf.
Der Landesrechnungshof Steiermark empfahl, den Zeitpunkt der Vollständigkeit der Unterlagen nachvollziehbar zu dokumentieren (Prüfbericht LRH 53757/2023).
Prüfen, bevor abgeschlossen wird
Vor dem Abschluss prüft aktklar Mindestalter, Pflichtangaben, Bewilligungsbeginn, Rückwirkung und Überschneidungen mit einer Vorbewilligung. Sperrende Punkte, etwa ein fehlendes Geburtsdatum oder ein Bewilligungsbeginn, der kein Monatserster ist, verhindern den Abschluss, bis sie behoben sind. Eine rückwirkende Gewährung gibt nur die Leitung mit Begründung frei; die Freigabe steht im Verlauf.
Grundlage sind das Steiermärkische Wohnunterstützungsgesetz und die Beurteilungskriterien aus dem Prüfbericht des Landesrechnungshofes.
Der Rechenweg steht im Akt
Sie erfassen Einkommen als Jahresbetrag, Monatsbetrag oder Tagsatz, jeweils mit Belegseite. Jede Position zeigt Nachweisart, Zeitraum, Befristung und die Formel zum Monatswert, zum Beispiel Tagsatz mal 365 geteilt durch 12. Der Aktenvermerk fasst alle Positionen je Person und Haushalt zusammen und lässt sich mit einem Klick in den Verlauf übernehmen.
aktklar berechnet keine Förderhöhe; die Entscheidung bleibt in der Fachanwendung.
Übergabe ohne Abtippen
Jeder Fall lässt sich als strukturierte Datei exportieren: Personen, Nachweise mit Seitenverweis, Einkommen, Einlangedaten, Förderbeginn und das Ergebnis der Prüfroutinen. Das Format ist dokumentiert und versioniert, damit Ihre IT es in das bestehende Fachanwendung übernehmen kann. Für die Leitung gibt es zusätzlich eine Übergabeliste als CSV.
aktklar baut dafür keine Verbindung nach außen auf; der Export bleibt eine Datei auf Ihrem Server. Briefe entstehen als PDF und gehen über den Versandweg Ihrer Dienststelle hinaus.
Der Fall geht weiter
Zwei Monate vor Ende der Bewilligung erscheint eine Wiedervorlage. Weitergewährung oder Änderungsmeldung legen Sie direkt aus dem bisherigen Akt an: Personen und Wohnung werden übernommen, unveränderte Nachweise bestätigen Sie mit Verweis auf den Vorakt. Bei einer Änderungsmeldung zeigt aktklar, ob die Meldefrist eingehalten wurde, und meldet vor dem Abschluss, wenn sich Bewilligungszeiträume überschneiden würden.
Welche Unterlagen bei unveränderten Verhältnissen entfallen können, legt Ihre Dienststelle fest.
Löschen, wenn die Frist abläuft
aktklar zeigt, welche Fälle die Aufbewahrungsfrist erreicht haben. Standard ist die Frist des Steiermärkischen Wohnunterstützungsgesetzes: sieben Jahre nach Ende des Bezuges, in den Einstellungen anpassbar. Gelöscht wird erst nach Bestätigung, Fälle in laufenden Verfahren sperren Sie mit einem Vermerk. Das Protokoll hält danach nur fest, dass und wann gelöscht wurde.
Bestehende Sicherungskopien sind vom Löschlauf nicht erfasst; ihre Aufbewahrung regelt Ihr Sicherungskonzept.
Welches Verfahren zuerst?
Wir zeigen es Ihnen an einem Musterfall. Live, nicht auf Folien.