Antworten für IT, Datenschutz und Amtsleitung.

Die KI in aktklar bereitet vor und läuft lokal. Die Texterkennung arbeitet lokal. Die optionalen KI-Funktionen nutzen ein Sprachmodell auf Ihrem Server oder einem Rechner in Ihrem LAN: der Assistent, die Zuordnung im Posteingang, die Frage an die Daten, Prognose und Simulation sowie die Auswertung häufiger Anliegen. Die Anwendung ruft dafür keinen Cloud-Dienst auf. Mit Ihren Daten wird nicht trainiert.

Das Modell formuliert nur aus geprüften Falldaten. Jede Zahl, jedes Datum und jeder Name wird gegen diese Daten geprüft, bevor ein Text erscheint; Unterlagen werden nur zitiert, ein Klick führt zur Quelle. Scheitert die Prüfung, erscheint ein fester Text. Trotzdem kann eine Auswahl unpassend oder unvollständig sein, und auch ein Original kann Fehler enthalten. Prüfen Sie deshalb immer die Unterlage.

Die KI ist standardmäßig ausgeschaltet. Nur die Administration kann sie nach Bestätigung eines Hinweises einschalten und jederzeit wieder abschalten. Die Volltextsuche bleibt ohne Sprachmodell verfügbar.

Ein- und Ausschalten werden protokolliert. Fragen, Modus, Fundstellen und die konfigurierte Modellkennung können ebenfalls im Protokoll stehen; die Administration kann dieses Fragenprotokoll abschalten. Es enthält gegebenenfalls sensible Fallinhalte und braucht eigene Aufbewahrungsregeln.

Nach unserer dokumentierten Einstufung ist aktklar kein Hochrisiko-System. Die KI-Funktionen bereiten vor: Fundstellen finden, Zuordnungen und Entwürfe vorschlagen, Kennzahlen auswählen. Eine eigene Bewertung zum Anspruch geben sie nicht ab, und Personen bewerten sie nicht. Das ist eine Einstufung und keine Garantie.

Die Frage stellt sich, weil die Beurteilung von Ansprüchen auf öffentliche Unterstützungsleistungen auf der Liste der Hochrisiko-Bereiche steht. Systeme, die nur vorbereitende Aufgaben übernehmen und das Ergebnis nicht wesentlich beeinflussen, sind davon ausgenommen; Profiling von Personen bleibt immer hochriskant. Dass am Ende ein Mensch entscheidet, reicht als Begründung allein nicht. Deshalb ist die KI selbst auf Vorbereitung begrenzt. Unsere technischen Sperren stützen diese Auslegung, garantieren sie aber nicht.

Stand heute: Die Einstufung ist dokumentiert. Ihre Prüfung und Freigabe sowie die Registrierung sind für aktklar noch nicht abgeschlossen. Beides ist vor dem ersten Pilotbetrieb mit echten Akten vorgesehen. Einstufung und Unterlagen erhalten Sie mit dem Unterlagen für Datenschutz und IT. Ob die Ausnahme in Ihrem konkreten Einsatz greift, prüfen wir mit Ihnen vor der Auslieferung.

Transparenz und KI-Kompetenz

Wer mit einer KI arbeitet, soll das wissen. aktklar kennzeichnet KI-Funktionen in der Oberfläche mit „KI-Assistent · lokal · entscheidet nicht“, Texte mit „Text von der lokalen KI, Daten geprüft“ und Entwürfe mit „KI-Entwurf“. Zitate sind Originaltexte, keine generierten Antworten. Was ein Sprachmodell formuliert hat, ist zusätzlich maschinenlesbar gekennzeichnet: im Datensatz mit einem Feld (ai_generated bzw. ki_formuliert), in PDF-Dokumenten mit einer Titelmarke und in den Dokumenteigenschaften. Das ist keine Zusage, dass damit alle Pflichten erfüllt sind.

Ihr Personal soll wissen, was die KI kann und was nicht. Unsere Schulungsunterlage behandelt die Grenzen des Assistenten. Einweisung und fachliche Kontrolle im Arbeitsalltag organisiert Ihre Organisation; ein Aktivierungsklick ersetzt das nicht.

Zeitplan nach geltender Fassung

• 2. Februar 2025: Die Verbote und die Pflicht zur KI-Kompetenz gelten. Diese Pflicht wurde im Juli 2026 geändert.
• 2. August 2026: allgemeiner Geltungsbeginn, darunter die Transparenzpflichten.
• 2. Dezember 2027: Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III beginnen.
• 2. August 2028: Dasselbe gilt für Hochrisiko-Systeme in regulierten Produkten (Anhang I).

Grundlage ist die amtlich konsolidierte Fassung vom 27. Juli 2026, nicht der ursprüngliche Zeitplan von 2024. Sonder- und Übergangsregeln prüfen Sie zusätzlich.

Quelle: EU AI Act, Anhang III Nr. 5 lit. a, Art. 4, Art. 6 Abs. 3, Art. 6 Abs. 4, Art. 49 Abs. 2, Art. 50 und Art. 113. EUR-Lex, konsolidierte Fassung vom 27.07.2026

Das Modul Kennzahlen (Advanced Data Assessment Technology, die Analyse in aktklar) zeigt zusammengefasste Zahlen zu Verfahren: Eingänge, Bearbeitungsdauern, eingehaltene Fristen, Rückstand. Es bewertet Verfahrens- und Verwaltungsdaten, keine Menschen. Einzelne Vorgänge, Haushalte, Kinder und Beschäftigte kommen im Katalog der Kennzahlen weder als Zahl noch als Parameter vor.

Schutz kleiner Gruppen

• Erst ab zehn Fällen: Eine Zahl erscheint nur, wenn sie mindestens zehn Vorgänge umfasst. Darunter steht „unterdrückt“. Der Schwellenwert lässt sich nur erhöhen.
• Kein Zurückrechnen: Ließe sich eine unterdrückte Zahl aus einer Summe zurückrechnen, wird die nächstkleinere Zelle zusätzlich unterdrückt. Eine Prüfung über alle Kennzahlen stellt sicher, dass auch die Differenz zweier erlaubter Abfragen keine Gruppe unter dem Schwellenwert ergibt.
• Feste Zeiträume: Zeiträume kommen aus einer festen Liste, nicht aus frei gewählten Datumsgrenzen. Teams werden erst ab drei Mitgliedern einzeln ausgewiesen.
• Protokoll und Abfragebudget: Jede Abfrage steht mit Rolle, Kennzahl, Parametern, Katalogversion und Datenstand im Protokoll, der Fragetext selbst nicht. Pro Person und Tag gilt ein Abfragebudget.
• Datenbasis: Die Auswertung liest eine eigene Datenbank ohne Namen, Beträge und Freitexte. Die Fall-Kennung ist ein Hash mit lokalem Schlüssel. Das ist eine Schutzmaßnahme und keine Anonymisierung im Rechtssinn; deshalb gelten Schwellenwert und Differenzprüfung.

Rollen je Verfahren

Die Leitung sieht Kennzahlen aggregiert über alle Verfahren. Die Sachbearbeitung sieht Kennzahlen der Verfahren, denen sie zugeordnet ist. Die Administration verwaltet Benutzer, Verfahren und Teams und hat keinen Zugriff auf Fachauswertungen. Auslastung zeigt aktklar je Team, nie je Person.

Was die KI bei der Datenanalyse darf

Bei einer Frage in Alltagssprache wählt ein lokales Sprachmodell aus dem Katalog nur die Kennzahl und ihre Parameter aus, in einem festen Format. Fragen nach Personen oder Bewertungen weist ein Vorfilter ab, bevor das Modell sie sieht. Jede Auswahl wird gegen eine Liste erlaubter Werte geprüft, die Zahlen kommen aus festen Berechnungen, der Antworttext aus einer Vorlage. Unter jeder Antwort steht der Hinweis: „KI-Auswahl: Das Sprachmodell hat nur die Kennzahl ausgewählt. Die Zahlen stammen aus festen Berechnungen.“ Die Vorschau-Funktion für mehrstufige Fragen, die mehrere Auswertungen nacheinander wählt, hat einen eigenen Schalter und ist standardmäßig ausgeschaltet. Ist er eingeschaltet, tragen die Kennzahlen das Etikett „Vorschau“ und den Hinweis, dass Sie mit einer KI sprechen; seine Texte sind als KI-Text gekennzeichnet, ein Berichtsentwurf als KI-Entwurf. Prognosen und Simulationen sind als Modellrechnung auf vergangenen Daten gekennzeichnet und sagen nichts über einzelne Anträge.

Vor dem Echtbetrieb prüft Ihre Dienststelle mit ihrer Datenschutzberatung, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, und bestätigt die Definitionen der Kennzahlen fachlich. Beides richten wir im Pilot mit Ihnen ein. Die Modulseite beschreibt die Funktionen: Kennzahlen.

Quelle: Art. 50 EU AI Act. EUR-Lex